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臨夏州檔案局關于檔案行政執法檢查情況的通報(臨州檔發〔2016〕53號)

2016-10-12 10:42:33 來源:臨夏州檔案信息網 作者:臨夏州檔案信息網 瀏覽:193

州直有關單位:

為深入貫徹《檔案法》、《甘肅省檔案條例》,進一步提升檔案規范化管理水平,推進依法治檔進程。州檔案局于2016822829,分3組對48個州直單位開展了檔案行政執法檢查,現將檢查情況通報如下:

一、基本情況

本次執法檢查以現場檢查方式進行,重點抽查了各受檢單位檔案法律法規貫徹執行情況、檔案安全保管情況、檔案基礎業務及信息化建設等情況。從總體情況看各單位依法治檔意識普遍增強,檔案管理水平不斷提高,具體表現為:

1.檔案法制意識明顯加強。各單位能按照《檔案法》和《甘肅省檔案條例》的要求,明確檔案工作分管領導,落實專兼職檔案人員,制訂檔案管理相關制度,為檔案工作的開展創造了良好條件。有下屬機構的單位能夠積極履行監督指導職責,州糧食局將檔案工作列入對其下屬單位的年度目標考核內容,促進了整個系統檔案工作的良好開展。

2.檔案規范化管理水平顯著提升。大部分單位能夠認真開展檔案工作,做到收集齊全,整理規范,歸檔及時。許多單位加大了對檔案工作的投入,積極改善檔案保管條件,如州教育局等單位安裝了檔案密集架。部分單位已配備檔案管理專用軟件,啟動了室藏檔案數字化處理工作,州人社局、州中心血站等基本完成了室藏檔案的全文掃描工作。

3.檔案內容進一步豐富。各單位開始重視專業、聲像、電子、建設項目等不同類型、不同載體檔案材料的收集、整理,室藏檔案內容逐漸豐富,州旅游局歸檔保存的照片檔案完整記錄了單位重大事件及沿革,為本單位工作查考、編寫部門志等提供了更加真實、形象的檔案信息服務。

二、檢查結果

1.檔案管理良好單位:州紀委、州保密局、州編辦、州法制辦、州外僑辦、州人社局、州環保局、州旅游局、州林業局、州科協、州工商局、州糧食局、州司法局、州醫保中心、州中心血站、州能源辦、州地病辦。 

2.檔案管理合格單位:州委政法委、州人大辦公室、州委農村工作辦、州直機關工委、州信訪局、州發改委、州統計局、州審計局、州扶貧辦、州民委、州建設局、州食品藥品監管局、州科技局、州商務局、州教育局、州安監局、州招商局、州工信局、州郵政局、州農科院、州體育局、州南陽渠管理局、州總工會、州婦聯、臨夏中學電大

3.檔案管理中存在一定問題的單位:臨夏回民中學、州交通局、州聯通公司。

三、存在的問題

在檢查中發現了一些亟待解決的問題,主要是:

1.檔案安全存在隱患。部分單位沒有獨立檔案室,與辦公室、儲藏室混為一體,檔案分散存放在各科(室),沒有實行集中統一管理。個別單位雖有獨立庫房,但存在“八防”措施不齊全,未定期更換消防設備等一定的安全隱患。如州聯通公司檔案管理制度不健全,庫房內存放雜物,保管措施落實不到位,州交通局零散檔案積壓情況嚴重,容易造成檔案散失。

2.歸檔內容單一、室藏檔案門類不齊全。聲像、實物等特殊載體檔案的收集、歸檔和集中管理沒有引起足夠重視。各單位重視紙質文件材料的收集、歸檔和整理,但對于同樣反映單位職能活動的聲像和實物檔案的收集整理欠缺,這個問題有一定的普遍性。重視紅頭文件的歸檔保存,忽略行政審批事項檔案、會計檔案及其他專業門類檔案歸檔的現象依然存在。檔案實行集中統一管理制度落實不到位問題較為突出,如臨夏回民中學教學、學藉、會計等檔案各自存放,未按規范要求歸檔保存等。

3.檔案移交及查閱利用手續不完善。部分單位在工作人員調動更換后未按制度要求履行檔案清點及移交手續。各內部機構在平時歸檔中也存在無移交手續的現象。各單位普遍存在檔案查借閱登記手續不健全,不能有效長期堅持等問題。

 4、歸檔質量有待提高。各單位不同程度地存在檔案整理規范化、標準化水平達不到要求,精細化程度有待提高等問題。如:未嚴格按照《機關文件材料歸檔范圍和保管期限表》收集歸檔材料,重要業務工作或專業性文件收集不全;部分單位整理中不填寫備考表,未注明立卷人等信息,歸檔文件簽發頁中無領導簽字、不加蓋單位公章,違規使用不耐久書寫材料等;有些單位專業檔案整理中引用標準不規范,檔案價值鑒定中隨意性較大等。

5、檔案工作信息化管理程度較低。大部分單位檔案信息化管理工作未納入本單位信息化建設規劃,與辦公自動化發展不同步,未配備檔案數字化處理設施設備,未開展2000年以后室藏檔案數字化工作。

四、對今后工作的意見  

1.落實檔案工作責任。各單位要認真學習貫徹法律法規,充分認識檔案工作的重要性,將檔案工作納入分管領導、內部機構和相關人員的崗位責任制,納入單位工作計劃和年終考核,認真開展對下屬單位的監督指導,保證檔案管理工作順利開展。

2.切實保障檔案安全。檔案安全是檔案工作的重中之重,各單位要進一步重視和加強檔案安全工作,落實相關工作制度,改善檔案保管條件,確保檔案專庫專用。到期檔案及時向州檔案館移交。
   
3.提高檔案管理水平。各部門要按照檔案工作業務建設要求,及時、完整、準確整理歸檔。積極采用現代化管理手段,加快推進檔案信息化、數字化進程。保持檔案管理人員的相對穩定,主動接受我局的業務指導,積極參加技能培訓,提高檔案管理人員的業務水平。

4.認真開展整改。這次檢查中,我局對檔案管理中存在的問題進行了當場反饋,望各單位采取有效措施逐一落實整改,對存在嚴重問題的單位簽發了《限期整改通知書》并將跟蹤督查,對復查仍未按規定落實整改的單位,將依照《中華人民共和國檔案法》和《檔案管理違法違紀行為處分規定》的相關規定做出處理。

臨夏回族自治州檔案局

20161012

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